1С-ЭПД: сервис для работы с электронными транспортными накладными

Сервис 1С-ЭПД направлен на упрощение документооборота для участников перевозки грузов через систему ГИС ЭПД. Рассказываем о функциональных возможностях нового сервиса и о тарифах на подключение.

С 1 сентября 2022 года начала работать Государственная информационная система электронных перевозочных документов, предназначенная для обмена, формирования и хранения сведений участниками транспортных перевозок (ГИС ЭПД). Первоначальные правила обмена электронными перевозочными документами были утверждены постановлением Правительства РФ № 931 от 21.05.2022. В дальнейшем нормы были доработаны во исполнение Федерального закона № 140‑ФЗ, и с 1 сентября 2026 года вступают в силу новые, актуальные правила обмена и направления ЭПД в ГИС ЭПД, обязательные для широкого круга участников перевозочного процесса.

Сервис «1С-ЭПД»

Сервис «1С-ЭПД» работает совместно с ГИС ЭПД и позволяет получить доступ к данным о перевозимом грузе при помощи считывания QR-кода. При этом ГИС ЭПД подключен к государственной базе данных относительно участников грузоперевозок. В программной среде поддерживаются основные форматы ЭПД, что требуются ФНС. К тому же обеспечивается подписание бумаг всеми юридическими и физическими лицами, причастными к ЭПД.

Участники электронного взаимодействия могут быть транспортные, логистические и экспедиторские компании, а также крупные грузоотправители и грузополучатели.

Работа сервиса направлена на упрощение процесса проверки документов контролирующими органами, а также предоставление им доступа ко всем данным по транспортировкам в цифровом виде.  Такое решение позволит в будущем отказаться от проверки бумажной документации инспекторами на дорогах.

На данный момент использование электронных перевозочных документов активно расширяется, при этом для отдельных категорий перевозок и по условиям отдельных договоров (например, госконтрактов) оформление ЭПД фактически уже является обязательным. Общая обязательность электронных транспортных накладных и части иных электронных перевозочных и экспедиторских документов для участников перевозочного процесса, на которых распространяются требования Федерального закона № 140‑ФЗ, установлена с 1 сентября 2026 года. До указанной даты использование ЭПД в большинстве случаев возможно параллельно с бумажными документами, если иное не предусмотрено законодательством или договором.

В рамках ГИС ЭПД участники перевозочного процесса могут оформлять и обмениваться следующими электронными перевозочными документами:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• электронный заказ-наряд (ЭЗН);
• электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ);
• электронный путевой лист (ЭПЛ);
• электронный договор фрахтования;
• электронная заявка.

Перечень электронных перевозочных и экспедиторских документов постепенно расширяется нормативными актами и может дополняться новыми видами документов по мере развития правового регулирования.

Основные преимущества при использования электронных перевозочных документов

Цифровизация документооборота в транспортной логистике значительно отразится на скорости товарооборота и упростит обмен документами в отрасли. В целом, преимущества ЭПД аналогичны тем, которые возникают в результате перехода на цифровые документы:

• ускорение документооборота, сокращение операционного цикла и увеличение оборачиваемости. Транспортная компания получает оплату за услуги в среднем на 20 дней быстрее;
• доступ к накладной из любой географической точки. Всегда можно посмотреть, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в ЭПД;
• возможность оперативно обновить документ, исправить ошибки или внести изменения в маршрут. Новый вариант ЭПД моментально становится доступен каждому участнику перевозки;
• снижение стоимости операций и экономия на обработке и доставке документов. Экономьте на бумаге и расходниках офисной техники;
• хранение ЭПД в электронном архиве, можно быстро найти нужный документ, не нужно складировать бумажные копии;
• упрощение проверок. Налоговая может получить доступ к электронным версиям документов в ГИС ЭПД, предоставлять бумажные копии не требуется.

Как работает обмен электронными перевозочными документами в программах 1С

Чтобы документы по перевозке отражались в рамках подсистемы обмена с ГИС ЭПД, каждый участник взаимодействия – грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель – должен быть подключен к сервису 1С-ЭДО через оператора электронного документооборота. Подключение к ГИС ЭПД осуществляется через оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), входящего в государственный реестр, который ведёт Минтранс России. В составе линейки решений используется оператор «Калуга Астрал», обеспечивающий обмен ЭПД и их направление в ГИС ЭПД.

Кроме этого, всем организациям и индивидуальным предпринимателям, участвующим в обмене электронными перевозочными документами, требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для сотрудников, оформляющих и подписывающих ЭПД. Водители и иные физические лица могут использовать УКЭП либо иную допускаемую законодательством и инфраструктурой подписи форму (например, неквалифицированную электронную подпись), если это предусмотрено правилами работы выбранного оператора.

Следующим шагом потребуется включить настройку обмена ЭПД в программе 1С.

Для этого в настройках ЭДО конкретного контрагента нужно будет включить флаги:

• Электронные сопроводительные ведомости,
• Электронные заказ-наряды,
• Электронные транспортные накладные

Процесс обмена электронными транспортными накладными 

1. Грузоотправитель оформляет электронную транспортную накладную в программе 1С и отправляет ее перевозчику и грузополучателю.
2. Перевозчик принимает или не принимает груз к перевозке и направляет уведомление грузоотправителю и грузополучателю. При подтверждении приемки груза к перевозке перевозчик может внести сведения о переадресовке, о замене водителя и (или) ТС.
3. После доставки грузополучатель принимает или не принимает груз и направляет соответствующее уведомление грузоотправителю и перевозчику.
4. Перевозчик направляет уведомление грузоотправителю и грузополучателю о передаче или непередаче груза грузополучателю. В случае частичной выгрузки перевозчик может внести сведения о переадресовке (возврате) и замене водителя и (или) ТС. При необходимости перевозчик вносит информацию о корректировке стоимости перевозки и направляет ее на согласование грузоотправителю.

Все операции по созданию документов, их подписанию, обмену, внесению корректировок и дополнительной информации выполняются в программах 1С без переключения в другие программы и без дополнительных обработок. Инструменты для работы с ЭПД являются частью программ 1С, что сделает переход на электронный документооборот для пользователей 1С комфортным и удобным. Логистическим провайдерам и другим компаниям, предоставляющим сервисные услуги участникам рынка грузоперевозок, может быть открыт доступ к программному интерфейсу (API) оператора ЭПД «Калуга Астрал» для интеграции 1С-ЭПД в их информационные системы.

Новые правила обмена ЭПД и обязательность с 1 сентября 2026 года

Правительство РФ во исполнение Федерального закона № 140‑ФЗ утвердило новые правила обмена и порядок направления электронных перевозочных и отдельных экспедиторских документов в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Эти правила вступают в силу с 1 сентября 2026 года и устанавливают обязательность оформления части перевозочных документов в электронном виде для участников, на которых распространяются требования закона.

Электронные перевозочные документы оформляются в виде XML‑файлов по форматам, утверждённым ФНС России. Обмен осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД): участники направляют документы оператору, а оператор в установленные сроки передаёт титулы обмена в ГИС ЭПД.

С 1 сентября 2026 года грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и другие участники перевозочного процесса, подпадающие под действие Федерального закона № 140‑ФЗ, обязаны работать с электронными транспортными накладными и другими предусмотренными видами ЭПД. Использование бумажных документов в этих случаях допускается только в тех ситуациях, когда это прямо разрешено законодательством.

Как подключить 1С-ЭПД

Подключить сервис 1С-ЭПД можно без предоплаты. В этом случае после начала использования электронных перевозочных документов автоматически активируется тариф «1С-ЭДО. ЭПД» с ежемесячной постоплатой за отправленные титулы по цене 7 руб. за 1 титул.

Титул – это часть составного электронного перевозочного документа, которую заполняет каждый участник при завершении этапа грузоперевозки (таких, как подготовка груза отправителем, сверка груза водителем, погрузка, приемка получателем, выдача груза водителем и др.) и отправляет всем остальным участникам.

Также участники грузоперевозок могут приобрести предоплаченные тарифы 1С-ЭПД на условиях, указанных в таблице ниже.

Сервис 1С ЭПД тарифы

Фактическая стоимость 1С ЭПД и доступные пакетные предложения могут обновляться, поэтому перед подключением рекомендуем уточнить актуальные условия у специалистов компании «Первый Бит».

Подключить сервис, проконсультировать по наиболее подходящему тарифу сервиса 1С-ЭПД, а также помочь с получением необходимых электронных подписей могут специалисты компании Первый Бит.